Slouwerhof Academy · Scholingen voor zorgprofessionals & EHBO
Van aanmelding tot hercertificering in één automatische cursusflow
Aanmeldingen komen via verschillende kanalen binnen en rondom iedere cursist volgen meerdere administratieve stappen. De inrichting koppelt intake, betaling, e-learning, aanwezigheid, certificering en hercertificering aan elkaar, zodat de cursusadministratie als één keten kan werken.
DE SITUATIE
Veel losse momenten rond één cursist
Aanmeldingen komen onder andere via het Rode Kruis en de website binnen. Daarnaast stonden circa 3.500 relaties in bestaande bestanden en e-Boekhouden.
Rond iedere cursus moesten capaciteit, betaling, het vrijgeven van e-learning, aanwezigheid, competentie, certificering en de volgende herhalingscursus op het juiste moment worden gecontroleerd. Veel stappen dus die van elkaar afhankelijk zijn.
voordat een certificaat wordt uitgegeven
Een certificaat wordt pas vrijgegeven als de cursist aanwezig en competent is bevonden én de factuur is betaald.
DE OPLOSSING
Eén keten van inschrijving tot nieuw cursusmoment
De cursusadministratie is ingericht als één doorlopende flow:
- aanmeldingsmails van onder andere het Rode Kruis en de website worden automatisch ingelezen en als cursist vastgelegd;
- facturen worden verstuurd met een online betaallink;
- bij het bereiken van de maximale groepsgrootte volgt automatisch een melding;
- na betaling kan de e-learning op het juiste moment worden vrijgegeven;
- instructeurs registreren aanwezigheid en fysieke competentie;
- certificaten worden alleen uitgegeven wanneer aan beide voorwaarden is voldaan;
- de vervaldatum van certificaten wordt bewaakt en cursisten krijgen automatisch een uitnodiging voor hercertificering.
Daarnaast maakt de migratie van circa 3.500 relaties en een persoonlijk dashboard de bestaande klant- en cursusinformatie centraal inzichtelijk.
HET RESULTAAT
Minder controleren en onthouden rond iedere cursus
De verschillende stappen rond een cursist zijn aan elkaar gekoppeld. Statussen rondom inschrijving, betaling, aanwezigheid, competentie en certificering kunnen vanuit één proces worden gevolgd.
Ook het moment ná de cursus is meegenomen: wanneer een certificaat richting de vervaldatum gaat, kan het systeem de cursist automatisch opnieuw benaderen. Zo wordt hercertificering onderdeel van het proces in plaats van iets dat iemand handmatig moet onthouden.
DE KERN VAN DE INRICHTING
Van intake en betaling tot certificering en hercertificering: iedere stap sluit aan op de vorige.
OOK VOOR JOUW BEDRIJF?
Begin bij het proces dat nu het meeste gedoe oplevert
Je hoeft niet meteen je hele bedrijf om te bouwen. De beste eerste stap is meestal het proces waar nu de meeste tijd, fouten of afhankelijkheid in zit.
MEER CASES
Bekijk hoe andere bedrijven handwerk en losse systemen hebben teruggebracht.